AIで社内自動化・効率化をするときはこんなことに気を付けて！｜ログ！（札幌・長期インターン）

こんにちは！

インターン生のユウです。

最近は”社内の業務自動化・効率化”をテーマに、さまざまなタスクを行っています。

やりたいことが決まっていたら、その実現アイデアはChatGPTやGeminiにもらって進めることが多いです。

AIが提案してくるアイデアは様々ですが、自分が触れたことのないツールを薦めてくることもありますよね。

自分は視野を広げるために、新しいツールに触れることを積極的に行っています。

ただ、その中でミスをすることも（よく、たまに）あります。

そこで今回は、”自分が触れたことのないツールをつかったときに起こるミスをどう対策するか、気を付けることはなにか”について書こうと思います。

まずトラブル&シューティングでまとめます。

その後、詳しく起こった事案を書きます。

起こったこと

知らない（使ったことがない）ツールを使って実装しようとしたら、出来上がってからorかなり苦戦してから ミスに気付いた。

解決法・対策

そのツールは何のために作られたかを調べる。

そのツールを使って作られているサービスやアプリの例を調べる。

では以下で、詳しく述べます。

やりたいこと

今回いただいた課題は、「自社のコーポレートサイトにお問い合わせフォームが送られてきたとき、自社Slackに通知を飛ばし、フォーム送信者には自動返信を送れるようにする」というものでした。

これを見ると、自分が実装するべきアクションは以下の２つに分解できます。

1. フォームが送られたときにslack通知を入れる。

2. フォームが送られたときに自動返信をする。

この2つを順に実装していきましょう。

あとで編集したくなったり、ほかにこのシステムを使う人のことを考えると、可能な限り似たシステムを使いたいですね。

AIに提案されたアイデア

Geminiに投げたプロンプトは以下です。

studioで作成したサイトのお問い合わせフォームが送信されたとき、その通知をslackのチャンネルで行いたい。

- studioでは送り先メールアドレス(メーリングリストのアドレス)をadminで作成した。

- slackにgmail for slackというアプリを入れている

- GAS、その他サードパーティアプリは使わず、googleのアプリやgoogle workspace studioで作成したい。私たちはgoogle workspace studioを契約しています。

そのあと、STUDIOのフォーム機能はスプレッドシートと連携できることなどを指摘すると以下のアイデアが提案されました。

①Appsheetを使ってスプレッドシートの変更時をトリガーとしてslackの通知を流す

②GASを使ってスプレッドシートの変更時をトリガーとしてslackの通知を流す

③Google Workspace studioを使ってスプレッドシートの変更時をトリガーとしてslackの通知を流す

とりあえず実装してみる

新しいツールを使ってみよう！と思って、①のAppsheetに取り組んでみました。

いったんAppsheetとgoogleで調べたものの、google公式のよくわからない記述を見て「うーん、よくわからないな・・・」となりいったんページは閉じ、またAIと対峙。…☆

実装のやり方をAIに聞いてとりあえずその通りに進めていきました。

触っていくうちに、Appsheetはフローを直観的に構成できるえらいツールなんだな、と理解し始めました。...★

そうすると、とりあえずAIが「これで完成です！」というところまでできました。

そして動作テストをすると、動かない・・・。

いろいろ試してみると、”Appsheetはアプリを作るためのツールであり、アプリの中からの操作からしかフローのトリガーは引かれない”ことが判明しました。

バックグラウンドで勝手に動いてほしい今回の用途には不向きだし、自動化のために一つ一つアプリを作っていたらキリがないと思い、断念。

次に手を付けたのは③のGWS(Google Workspace Studio)。

これは、説明ページを見るとすぐどういうことができるツールかわかりました。

しかし、行いたい操作(Slackのwebhook発火)がアクション一覧にない…。

調べていくと、webhookはアドオンとしてアクションに追加できる記事を発見。

しかしそれも、最近のアップデートで使えなくなったと発覚。

GWSもいろいろ試しましたが駄目だとわかりました。

結局、お問い合わせフォームに連携されたスプレッドシートのGASを使って実装しました。

AIと技術実装をするとき、こういうところに気をつけよ！

さて、どこをどう対策するとこのようなミスが防げるでしょうか（そもそも新しいシステムを実装するのにミスはつきものであるし、それ自体も学びになるという主張もあると思いますが、なるべくミスは減らしてうまく開発していきたいものです）。

私がミスだと思っているのは以下の点です。

• ツールの理解を、そのツールを使いながらのみで深めようとした。

• 実装が一通り終わるまで、あるいは完全に無理だとわかるまでできるかどうかがわからなかった。

これらのミスをなるべく防ぐためにとるべきだなと思った学びは以下です。

• ☆のアクションはよい。触ってからテンション感や何が”できるか”がわかることもある。

• ★のときのようにちょっと触って理解したら、もう一度調べるフェーズに入るとよいのではないか。とくに、”なにができるか”より、”そのツールは何のために開発されたのか”を知る、意識する。